Registro e Publicação de Reuniões e Audiências na Agenda de Compromissos

Explicação resumida

Abordaremos, neste item, os compromissos que o Decreto nº 10.889/2021 classifica como Audiência e Reunião, porque o e-Agendas auxilia de forma ativa o usuário a fazer o devido enquadramento do registro no Sistema.

AUDIÊNCIA – compromisso presencial ou virtual entre Agente Público e Agente Privado em que haja representação privada de interesses, e

REUNIÃO – encontro de trabalho entre o Agente Público e uma ou mais pessoas externas ao órgão ou à entidade em que atue, em que NÃO haja representação privada de interesses.

Diferença entre audiência e reunião

Um compromisso será classificado pelo Sistema como audiência se envolver a participação de pelo menos um Agente Privado com o objetivo da representação privada de interesses.

A “representação privada de interesses”, conhecida informalmente como “lobby”, é a interação destinada a influenciar processo decisório da Administração Pública com relação a um dos seguintes propósitos:

formulação, implementação ou avaliação de estratégia de governo ou de política pública, ou atividades a elas correlatas;
edição, revogação ou alteração de ato normativo;
planejamento de licitações e contratos; e
edição, alteração ou revogação de ato administrativo.

É importante destacar que apenas os cenários descritos acima caracterizam uma audiência. Além disso, a “audiência” é um tipo de compromisso diferente da “audiência pública”, também registrada no e-Agendas. Deve-se manter a atenção para não os confundir.

Portanto, a representação privada de interesses acontece quando uma pessoa, empresa, associação ou outro grupo entra em contato com um agente público com o objetivo de influenciar uma decisão do governo para atender a interesses próprios ou de terceiros.

Por exemplo:

Uma empresa conversa com um servidor do governo para tentar mudar uma regra que afeta seus negócios.
Um sindicato se reúne com um ministério para tentar incluir uma categoria profissional em uma nova política pública.

Essa atuação é legítima (não é crime), mas precisa ser transparente e registrada, para garantir que o interesse público não seja prejudicado por pressões privadas.

A reunião, por sua vez, pode ocorrer entre agentes públicos de diferentes órgãos ou entidades, de diferentes Poderes, envolvendo também servidores estaduais ou municipais, ou até mesmo representantes de governos estrangeiros e organismos internacionais. Mesmo que haja a participação de agentes privados, o compromisso poderá ser uma reunião, desde que não envolva a representação privada de interesses.

Veja abaixo um quadro exemplificativo para entender o que é e o que não é representação privada de interesses, conforme o Decreto nº 10.889/2021:

É representação privada de interesses	Não é representação privada de interesses
Um escritório de advocacia conversa com um gestor público para alterar um ato administrativo.	Um advogado atua em um processo administrativo defendendo um cliente.
Uma associação se reúne com um Ministério para influenciar a formulação de uma política pública.	Um técnico da área privada envia uma opinião técnica solicitada por um órgão público.
Uma empresa participa de discussões com servidores públicos sobre o planejamento de licitação.	Uma empresa pública oferece serviços a um cliente no mercado, como os Correios ou a Caixa Econômica.
Uma ONG pressiona para revogar uma portaria que afeta o meio ambiente.	Um cidadão solicita acesso à informação com base na Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011)).
Uma empresa solicita a mudança de uma norma que regula seu setor.	Um cidadão entra com uma reclamação na ouvidoria sobre um serviço público.
Uma entidade comparece a uma reunião com o governo para sugerir mudanças em políticas públicas.	Um cidadão participa de uma reunião apenas como ouvinte, sem tentar influenciar decisões.
Um encontro casual entre o agente público e o cidadão em um evento, em que na ocasião haja intenção de influenciar decisões da administração pública.	Um encontro casual entre servidor público e cidadão em evento social, sem intenção de influenciar decisões.
Um cidadão se reúne com um vereador ou deputado para pedir alteração em uma lei que o beneficie diretamente.	Um cidadão participa de uma audiência pública para ouvir propostas de mudanças na lei.
Um morador pressiona o governo por mudança no zoneamento do bairro.	Um morador protocola um pedido formal de informação sobre o plano diretor da cidade.
Um cidadão busca um gestor público para tentar barrar uma obra pública que afetaria sua propriedade.	Um cidadão apresenta um pedido de certidão.
Um grupo de cidadãos se encontra com um agente público para influenciar a alocação de verbas para seu bairro.	Um cidadão solicita ao governo uma certidão de comparecimento a uma sessão pública.
Um cidadão com interesses econômicos próprios tenta convencer um servidor a alterar um regulamento técnico.	Um cidadão envia documentos em resposta a uma exigência da prefeitura sobre seu imóvel.

Em suma, a identificação do compromisso como uma reunião ou como uma audiência é feita a partir dos tipos de participantes (uma audiência necessariamente deve ter ao menos um agente privado) e do objetivo do compromisso (uma audiência tem representação privada de interesses). Como demonstraremos no passo a passo seguinte, a partir da resposta a algumas perguntas do formulário de registro no e-Agendas, o próprio Sistema indica em qual tipo de compromisso a ocasião se enquadra.

Passo a passo: Registro de reunião ou audiência

Clique no menu “Compromissos” no canto superior esquerdo da tela (Figura 39). Na tela que é gerada, você verá uma tabela com a listagem de todos os compromissos registrados na agenda do usuário.

Para realizar um novo registro:

a. Clique no menu “Compromissos” no canto superior esquerdo da tela (Figura 39). Na tela que é gerada, você verá uma tabela com a listagem de todos os compromissos registrados na agenda do usuário.

b. Clique no botão “+ Registrar compromisso” (Figura 39);

c. Na tela inicial do formulário de registro, selecione o tipo de compromisso “Reunião ou Audiência” (Figura 42);

d. Preencha o campo ‘Assunto’ de forma clara e objetiva, para que o cidadão compreenda facilmente o tema tratado (Figura 43):

Se a forma de realização for “Virtual”, informe a data e os horários de início e término;
Se for “Presencial” ou “Híbrida”, além da data e horários, informe também o local da realização: país, estado e cidade;

e. Responda à pergunta “Compromisso realizado em viagem com recebimento de hospitalidade paga por agente privado?”. Essa pergunta será exibida após o preenchimento da data (Figura 43);

Se a resposta for “Sim”, selecione a viagem relacionada no campo indicado. Caso ainda não tenha cadastrado a viagem, clique em “Ainda não cadastrei minha viagem” para ser redirecionado ao formulário de cadastro. Após registrar a viagem, retorne ao menu “Compromissos”, localize o rascunho salvo e continue o preenchimento;

Se a resposta for “Não”, prossiga para o próximo passo;

f. Clique em “Salvar e complementar informações”. Observe que novos campos serão exibidos. (Figura 44);

g. É possível salvar o rascunho, ou continuar o preenchimento do formulário.

Adicionando participante - Agente Público Obrigado (APO):

Utilize esta opção para incluir os Agentes Públicos Obrigados Titulares registrados no e-Agendas que participaram do compromisso, assim como seus substitutos, desde que a participação tenha ocorrido durante o período de substituição informado no sistema. Ao adicionar o APO por meio desta opção, o compromisso será automaticamente compartilhado com ele assim que estiver na situação 'Publicado'.

a. Clique no botão “Adicionar Agente Público Obrigado”;

b. Digite o nome do APO. O sistema exibirá uma lista de resultados correspondentes;

c. Selecione o APO desejado na lista (Figura 45).

Adicionando outros participantes:

a. Clique no botão “Adicionar outros participantes” para incluir os demais envolvidos no compromisso, como: outros agentes públicos, agentes privados e representantes de organismos internacionais, governos estrangeiros ou blocos econômicos (Figura 46);

b. Em seguida, selecione o tipo de participante: agente público, agente privado ou representante de organismo internacional/governo estrangeiro/bloco econômico (Figura 46).

Atenção: É possível salvar um rascunho ou agendar o compromisso apenas com os nomes dos participantes. No entanto, para que a publicação seja realizada, todos os campos obrigatórios devem estar devidamente preenchidos.

Agente público:

Use esta opção para adicionar agentes públicos que não são classificados como Agentes Públicos Obrigados. Para o Sistema e-Agendas, os agentes públicos são pessoas que participam de um compromisso representando alguma instituição pública.

CUIDADO: o fato de uma pessoa ser servidor público NÃO significa que ela esteja atuando como um Agente Público. Ela pode participar de um compromisso representando uma ONG da qual é voluntária, o Sindicato da sua carreira, entre outros exemplos. Nesses casos, apesar de ser servidor público, a pessoa atuará como Agente PRIVADO.

Alguns exemplos de instituições públicas: Ministérios; Banco Central do Brasil; Advocacia-Geral da União; Órgãos Federais, Estaduais e Municipais; Secretarias Estaduais e Municipais; Tribunais; Procuradorias; Defensorias; Senado; Câmara dos Deputados; Câmara de Vereadores; Assembleias Legislativas; Universidades Públicas e Institutos Federais de Ensino; Agências Reguladoras; Polícias; Forças Armadas; Autarquias e Fundações Públicas (IBAMA, INSS, IPHAN, IBGE...); Presidência do Brasil, Governos dos Estados Brasileiros, Prefeituras Municipais do Brasil e demais instituições públicas.

ATENÇÃO: Partidos Políticos, Sistema "S" (SESI, SENAI, SENAC...) e Sindicatos são instituições privadas!

a. Digite o nome completo do participante. O sistema fará uma busca em sua base de dados e exibirá uma lista com nomes correspondentes. Verifique se o nome desejado aparece e selecione-o (Figura 47);

b. Caso o nome não esteja na lista, clique em “Adicionar: [Nome do participante]”, que aparecerá logo abaixo do nome digitado (Figura 48);

c. Em seguida, clique em “Complementar informações do participante” (Figura 49);

d. Verifique se as informações estão corretas e completas, como e-mail (opcional), cargo e órgão/entidade (Figura 49);

O preenchimento do e-mail é opcional, porém ao preenchê-lo, o participante receberá um link que possibilitará a realização do check-in no dia do compromisso, assim como o gerenciamento e a criação de perfis. Para mais informações sobre a atuação dos agentes públicos e check-in, consulte o Capítulo 15.

e. Preencha os dados necessários ou, se preferir, adicione o participante à lista e complemente as informações posteriormente (Figura 49).

Agente privado:

Utilize essa opção para adicionar os participantes privados do compromisso. Para o Sistema e-Agendas, os agentes privados são pessoas que participam de um compromisso representando alguma pessoa física ou jurídica de caráter privado.

Alguns exemplos de pessoas de caráter privado: Empresas; Indústrias; Organizações Não Governamentais (ONGs); Organizações da Sociedade Civil; Pessoas Físicas quaisquer; Multinacionais; SESI, SESC, SENAI, SENAC, SEBRAE e demais do Sistema "S"; Bancos Privados; Confederações e Federações; Sindicatos; Entidades de Classe; Comitês Privados; Escritórios de Advocacia; Associações; Grupos informais ou organizados (MST, MTST, Povos Indígenas, Movimento Negro, LGBTQIA+); Partidos Políticos; Faculdades Privadas, Hospitais Privados e demais instituições privadas.

a. Digite o nome completo do participante. O sistema realizará uma busca em suas bases de dados e apresentará uma lista com perfis correspondentes. Verifique cuidadosamente a lista sugerida e selecione o nome que corresponda à representação adequada. Ao selecionar uma das opções, os dados já cadastrados serão recuperados e preenchidos automaticamente nos campos correspondentes (Figura 50);

b. Se não encontrar o participante na lista, clique em “Adicionar: [Nome do participante]”, que aparecerá logo abaixo do nome digitado (Figura 51);

c. Informe o e-mail do participante. Esse campo é opcional, mas, se preenchido, permitirá que o participante receba um link para realizar o check-in no dia do compromisso, além de acessar funcionalidades de gerenciamento e criação de perfis;

Para mais informações sobre a atuação dos agentes privados e check-in, consulte o Capítulo 15.

d . Clique em “Complementar informações do participante” e confira se os dados estão corretos e completos. (Figura 52):

Atenção: É possível salvar um rascunho ou agendar o compromisso apenas com os nomes dos participantes. No entanto, para que a publicação seja realizada, todos os campos obrigatórios devem estar devidamente preenchidos.

CPF/ Passaporte - Caso tenha adicionado um participante da lista sugerida, o documento aparecerá preenchido descaracterizado. Caso não tenha essa informação, será possível preencher posteriormente. Também é possível buscar novamente o nome do participante na lista sugerida após a criação de um perfil pelo agente privado;
“Quem o agente privado representa?” - Indique quem está sendo representado no compromisso. Preencha com atenção, selecionando a categoria adequada:
1. Pessoa Física - Interesse Próprio: quando o agente privado estiver atuando em nome próprio, ou seja, tratando de interesses pessoais. Por exemplo: um cidadão que solicita uma certidão para si ou busca defender um interesse individual;
2. Pessoa Física – Outra Pessoa: quando o agente privado estiver representando outra(s) pessoa(s) física(s). Informe o nome e o CPF/Passaporte de cada representado. É possível adicionar mais de um representado usando o botão “Adicionar outra pessoa física”;
3. Pessoa Jurídica – Empresa em que atua: quando o agente privado representar a empresa em que trabalha. É necessário preencher o CNPJ, o nome da empresa e o cargo ocupado;
4. Pessoa Jurídica – Outra(s) Empresa(s): quando o agente privado representar empresa(s) diferentes da que trabalha. É possível adicionar várias empresas representadas para cada agente privado, através do botão “Adicionar outra empresa”. É necessário preencher o CNPJ e o nome de cada empresa representada;
5. Entidade sem Personalidade Jurídica: quando o agente privado representar uma entidade sem personalidade jurídica. Por exemplo: representante de um condomínio. É possível adicionar várias entidades sem personalidade jurídica para cada agente privado, através do botão “Adicionar outra entidade”. É necessário preencher o nome da entidade e sua área de atuação;

e. Preencha todas as informações necessárias ou, se preferir, adicione o participante à lista e complemente os dados posteriormente (Figura 52).

Representante de Organismo Internacional/Governo Estrangeiro/Bloco Econômico

Utilize essa opção para adicionar representantes de organismos internacionais, governos estrangeiros ou blocos econômicos. Para o Sistema e-Agendas, esses representantes são participantes que atuam em nome de instituições ou governos estrangeiros em compromissos oficiais no Brasil. Eles se dividem em três categorias:

Representantes de Organismos Internacionais: atuam em nome de instituições formadas por diversos países, sem vínculo com um governo específico. Exemplos: ONU, OMS, UNESCO, FMI, Banco Mundial, OCDE, OMC, PNUD, UNICEF, entre outros.

Representantes de Governo Estrangeiro: participam representando oficialmente um país que não seja o Brasil, como embaixadores, diplomatas, cônsules, autoridades políticas ou militares de outras nações.

Representantes de Bloco Econômico: representam blocos formados por acordos entre países, como MERCOSUL, União Europeia e BRICS.

a. Digite o nome completo do participante. O sistema buscará em sua base de dados os perfis que contenham o nome informado. Verifique cuidadosamente a lista sugerida para encontrar um nome com a representação correta, pois ao selecionar uma opção da lista, o sistema preencherá automaticamente os dados cadastrados (Figura 53);

b. Se não encontrar o participante na lista, clique em “Adicionar: [Nome do participante]”, que aparecerá logo abaixo do nome digitado (Figura 54);

c. Preencha o e-mail do participante. Embora o preenchimento seja opcional, ao informar o e-mail, o participante receberá um link para realizar o check-in no dia do compromisso, além de poder gerenciar e criar perfis de participação;

d. Clique em “Complementar informações do participante” e confira se as demais informações estão corretas e completas (Figura 55):

CPF/ Passaporte - Caso tenha adicionado um participante da lista sugerida, o documento aparecerá preenchido descaracterizado. Caso essa informação não esteja disponível, ela pode ser preenchida posteriormente, ou, após o participante criar seu perfil, é possível buscá-lo novamente na lista para atualizar os dados;

Cargo;

Nome do organismo internacional/ governo estrangeiro/ bloco econômico.

e. Preencha todas as informações necessárias ou, se preferir, adicione o participante à lista e complemente os dados posteriormente (Figura 55).

Objetivos do compromisso – Se houver pelo menos um agente privado participando do compromisso, é necessário informar qual é o objetivo da participação.

Pense no ponto de vista desse participante: sobre qual assunto ele vai falar? Ele pretende apresentar propostas, sugestões ou ideias para ajudar na tomada de decisão da administração pública?

Se a resposta for sim, marque pelo menos uma das três primeiras opções:

Ato administrativo ou normativo;

Estratégia de governo ou política pública;

Planejamento de licitações e contratos.

Somente marque a opção “Não haverá representação privada de interesses” se nenhum dos agentes privados participantes tiver intenção de influenciar a administração pública.

Escolha a opção que mais se encaixa com o tema tratado no compromisso. Se for necessário, é possível marcar mais de uma (Figura 56).

Informações Complementares – Esse campo é de preenchimento facultativo para a publicação. Nele, é importante explicar de forma clara e com detalhes o que será tratado durante o compromisso e quais são os objetivos das pessoas que vão participar, assim como demais observações sobre o compromisso. É importante observar que tudo que for escrito neste campo ficará visível na área de consulta pública. (Figura 57).

Exemplo:

Discussão de propostas de modernização do sistema de licitações públicas federais. O representante da associação do setor privado apresentou sugestões para simplificar procedimentos e aumentar a transparência, com base em boas práticas do mercado.

**Figura 57:** Informações Complementares

Agendamento do compromisso

Para que o compromisso possa ser agendado, é obrigatório preencher, no mínimo, as seguintes informações: assunto, forma de realização, data, horário de início e de término, e pelo menos um participante além do responsável pelo registro .

Importante: Agendar o compromisso não significa que ele será publicado automaticamente. Ele ainda não aparecerá na consulta pública (página inicial do sistema). Para isso, é preciso voltar ao compromisso e realizar a publicação.

Exibição do QR Code e link para check-in

Depois que o compromisso for agendado, será possível acessar o QR Code correspondente. Esse QR Code permite que os participantes façam o check-in no dia do compromisso.

Mesmo que um participante não tenha sido incluído por você no momento do agendamento, ele ainda poderá usar o QR Code ou o link gerado para registrar sua participação.

Atenção: A realização do check-in somente fica disponível no dia do compromisso. Para mais informações sobre o check-in, consulte o Capítulo 15.

Como visualizar o QR Code do compromisso:

a. Localize o compromisso na lista e clique em “Editar” (Figura 58);

b. Na tela seguinte, vá até o final da página e clique em “Exibir QR Code” (Figura 59);

c. O QR Code será mostrado na tela. Você pode imprimir ou salvar em PDF. Também será exibido o link do compromisso, que pode ser compartilhado com os demais participantes (Figura 60).

Revisando o compromisso

Após a realização do compromisso, é importante fazer uma revisão das informações registradas.

Se o compromisso não foi publicado com antecedência e você aguardou o dia marcado para que os participantes fizessem o check-in ou completassem os dados, essa revisão se torna ainda mais necessária.

Importante: o compromisso deve ser publicado em até 7 dias corridos após a data em que foi realizado – o sistema não impede a publicação após esse prazo, porém descumprirá o prazo estabelecido no Decreto nº 10.889/2021. Lembre-se de que apenas agendar não significa que ele será publicado automaticamente.

Verificando os participantes incluídos via check-in

Alguns participantes podem ter feito o check-in no dia do compromisso, mesmo que você não os tenha adicionado no momento do cadastro.

Nesses casos, é necessário confirmar a presença para que eles apareçam no compromisso. Enquanto isso não for feito, eles não serão exibidos na consulta pública do sistema.

Veja como verificar:

a. Após a data da ocorrência do compromisso, localize-o na lista;

b. Se houver um símbolo de alerta (), isso indica que pelo menos um participante que não foi previamente adicionado fez o check-in (Figura 61);

c. Clique no símbolo de alerta para ver quem realizou o check-in. Você deve confirmar com o Agente Público Obrigado se essa pessoa realmente participou do compromisso (Figura 62);

d. Após a verificação, clique nos ícones correspondentes a “Aceitar” ou “Recusar”, e em seguida clique no botão “Confirmar” (Figura 63).

É possível alterar essa decisão, por exemplo, se você recusou um participante e depois ficou sabendo que ele participou do compromisso. Para isso faça o seguinte:

a. Localize o compromisso na lista e clique em “Editar” (Figura 64);

b. Localize o participante e clique no símbolo de alerta (Figura 65);

c. Altere a sua decisão (Figura 66);

d. A situação do check-in será atualizada (Figura 67).

Publicando o compromisso

Se o compromisso ainda estiver com o status “Agendado”, ele precisa ser publicado para ficar disponível na consulta pública.

Veja como fazer isso:

a. Clique no ícone de publicação na lista de compromissos (Figura 68); ou

b. Localize o compromisso na lista e clique em “Editar” (Figura 64);

c. Confira as informações, vá até o final da página, e clique no botão “Publicar” (Figura 69).

Diagrama de estados de uma reunião ou audiência

Quando você começa a preencher um compromisso, ele fica com o status “Rascunho”. Isso significa que o compromisso ainda está em construção e pode ser salvo mesmo com informações parciais — nesse caso, basta preencher pelo menos a data.

O próximo passo é agendar o compromisso. Para isso, é obrigatório preencher as seguintes informações:

Assunto;

Forma de realização;

Data;

Horário de início e término;

Pelo menos um participante além do responsável pelo registro.

Ao preencher esses dados e clicar no botão “Agendar”, o status do compromisso muda para “Agendado”.

Os dados dos participantes podem ser inseridos totalmente pelo responsável pelo registro, ou os próprios participantes podem complementar essas informações usando o QR Code ou link gerado no agendamento.

Se o compromisso não for publicado até o dia da sua realização, o sistema altera automaticamente o status para “Pendente de Publicação”.

Quando o compromisso for efetivamente publicado, o status será atualizado para “Publicado”.

É possível despublicar um compromisso que já foi publicado. Quando isso acontece, o status muda para “Despublicado”.

Se for necessário, o compromisso pode ser publicado novamente, e o status será atualizado para “Publicado”.