15. Atuação do Agente Privado e do Agente Público (não-APO) no Sistema
O pedido de reunião ou de audiência com um Agente Público Obrigado (APO) é feito pelos meios de contatos que sejam, em cada caso, definidos para isso: telefone, e-mail, pessoalmente ou com a intermediação de um terceiro. Uma vez que a autoridade concorde com o agendamento do compromisso, este deve ser registrado no Sistema e-Agendas.
Atenção! Não há pedido de agendamento de compromisso pelo e-Agendas. Contudo, os agentes privados e os agentes públicos não obrigados a publicar agenda também se tornam, em certa medida, usuários do Sistema, pois passam a poder realizar duas ações: cadastrar/validar seus perfis de participação em compromissos; e confirmar sua presença nesses compromissos com o respectivo perfil de participação (check-in).
Cadastro e validação de perfis de participação em compromissos
Explicação resumida
A qualquer momento, os participantes dos compromissos poderão cadastrar perfis de participação para si próprios. Esses perfis permanecem salvos no banco de dados do e-Agendas, e servem para que o criador de um compromisso possa indicar, de forma rápida e fácil, todos os participantes com dados completos e fidedignos.
Um participante poderá cadastrar quantos perfis distintos quiser, para que possa atuar nos compromissos em variados tipos de representação. Exemplo: um usuário poderá cadastrar um perfil de participação em compromisso como agente privado para representar a “Empresa A”, outro perfil como agente público para representar o “Órgão Municipal B” e outro perfil como agente privado para representar a si próprio. Vale ressaltar que o Sistema permite também que o agente privado cadastre um perfil em que represente mais de uma pessoa física e/ou jurídica ao mesmo tempo. Ao confirmar sua presença (ação também chamada de “realizar check-in”) em algum compromisso, esse agente deverá selecionar um dos perfis cadastrados para indicar quem está representando na ocasião.
Importante: Os usuários cadastrados como Agentes Públicos Obrigados (APOs) não necessitam criar perfil de participação, caso estejam já atuando como autoridade do seu órgão/entidade.
A criação de perfil de participação de compromissos é feita no seguinte endereço: https://eagendas.cgu.gov.br/v/admin/cadastro-perfil
A autenticação dos usuários do Sistema pode ser realizada com as credenciais do acesso único ao Governo Federal (http://acesso.gov.br) para brasileiros e estrangeiros que têm CPF.
Passo a passo: Criação de perfil de participação em compromissos
a. Após acessar a página “Gerenciar Perfis de Participação” no endereço https://eagendas.cgu.gov.br/v/admin/cadastro-perfil, clique em “+Criar perfil” (Figura 84);
b. Selecione o tipo de perfil para esse compromisso na janela “Dados do perfil” que se abre (Figura 85);
c. Preencha as informações solicitadas de acordo com o perfil escolhido.
- Se o perfil selecionado for de agente público, informe o cargo ou função comissionada que ocupa e o nome de seu órgão ou entidade . Se for ocupante apenas de cargo efetivo, informe apenas esse cargo (Figura 85).
- Se a opção selecionada for agente privado, informe se está representando interesse próprio ou de outra pessoa física ou jurídica ou, ainda, se está representando entidade sem personalidade jurídica e preencha o formulário com as informações solicitadas (Figura 86).
Observação: Um mesmo agente privado pode representar várias pessoas jurídicas. Nesse caso informe os nomes das empresas representadas.
- Se Representante de Organismo Internacional/Governo Estrangeiro/Bloco Econômico, informe o nome do cargo e o nome do Organismo Internacional, do País ou do Bloco Econômico (Figura 87).
- Para todos os perfis, assinale a declaração “Declaro que as informações prestadas são verdadeiras, sob pena de responsabilidade administrativa, civil e penal, conforme art. 299 do Código Penal, de 1940 (falsidade ideológica) e demais legislações.” (Figura 87)
d. Clique em “+ Adicionar”.
Importante: os perfis podem ser editados a qualquer tempo.
Confirmação da presença em um compromisso – Check-in
Explicação resumida
Diferentemente do cadastro dos perfis de participação em compromissos, que pode ser realizado a qualquer momento, a confirmação da presença do participante na ocasião, também chamada de “check-in”, deverá ocorrer apenas no dia do compromisso.
Podemos realizar uma comparação com a prática comum de criar uma “lista de presença”: ao ser informado sobre o compromisso, o responsável por organizá-lo escreve em uma lista todas as pessoas previstas para comparecerem, possuindo campos para assinatura. No dia do compromisso, é confirmado quais pessoas vieram de fato, a partir do momento em que elas assinem seus nomes na lista de presença. No e-Agendas, essa “assinatura na lista de presença”, chamada de check-in, é feita acessando o Sistema, seja pelo celular, tablet ou computador, a partir da leitura de um QR Code ou do acesso a um link da internet.
Dentro do e-Agendas, o participante do compromisso poderá cadastrar um novo perfil de participação ou selecionar algum perfil já cadastrado, para em seguida confirmar presença (check-in) naquele compromisso com o perfil escolhido. O check-in poderá ser desfeito pelo participante, na hipótese de equívoco na escolha do perfil de participação.
Caso algum participante inicialmente não previsto apareça, poderá contornar essa situação adicionando seu próprio nome ao compromisso (ver passo a passo abaixo). Cabe ao responsável pela agenda ou seus delegados verificar e validar a presença desses participantes não previstos.
A atuação dos agentes privados e agentes públicos não-APOs no sistema surge como um facilitador de cadastro e divisor de responsabilidades entre os atores dos compromissos. Ainda assim se, por algum motivo, não for possível fazer com que tais participantes cadastrem seus perfis de participação e/ou realizem o check-in, o Sistema e-Agendas permite que o criador do compromisso complemente por si próprio todas as informações necessárias.
Passo a passo: Realização de check-in em compromissos
a. No dia do compromisso:
- Se o compromisso for virtual, clique no link recebido por e-mail ou aguarde o organizador enviar o link pelo Teams, Google Meet ou qualquer outra plataforma de videoconferências (Figura 88);
- Se o compromisso for presencial, aponte a câmera de seu celular para o QR Code disponibilizado pelo organizador do compromisso e faça o check-in (Figura 88).
Observação: apenas os participantes que tiverem seus nomes e e-mails inseridos em compromisso previamente agendado receberão mensagem com o link para check-in.
b. Faça sua autenticação no sistema com as credenciais do login único do Governo Federal (Figura 89);
c. Leia atentamente as instruções para uso do QR Code e depois, no canto superior direito da tela, clique em “fechar” (Figura 90);
d. Na tela seguinte, selecione o perfil de participação (agente público, agente privado, representante de governo estrangeiro, organismo internacional ou representante de bloco econômico), valide seus dados e clique em “Fazer Check-in" (Figura 91).
É IMPORTANTE SABER:
- O Check-in estará disponível apenas no dia do compromisso. No entanto, caso acesse o QR code em outro dia, o sistema o direcionará para a tela de gerenciamento de perfis de acesso (Figura 84).
- Em cada perfil, haverá o botão verde de “realizar check-in”. O participante clicará no botão que corresponder ao perfil desejado para check-in na ocasião (Figura 91).
- Na hipótese de realizar o check-in e não poder participar do compromisso, o participante poderá acessar novamente o QR Code e clicar em “Desfazer check-in." (Figura 92)
- Caso o participante tenha feito o check-in com o perfil incorreto, ele poderá desfazer o check-in e realizar novo check-in com o perfil correto (Figura 92).
- Se o participante não tiver sido incluído previamente no compromisso, basta acessar o QR Code disponibilizado pelo APO organizador responsável), fazer a autenticação com as credenciais de acesso à Plataforma Gov.Br, validar as informações pessoais ou cadastrar o perfil de participação e fazer o check-in (Figura 91) .
