Estrutura Organizacional e Perfis de Usuários
Conforme explicado no Capítulo 3, o Sistema e-Agendas possui três tipos de perfis de usuários de nível Administrador. São eles: Administrador Central, Administrador Institucional Supervisor e Administrador Institucional Gestor.
Cabe lembrar que o perfil de Administrador Central é inerente à CGU, na condição de gestora do Sistema, e à Comissão de Ética Pública. A concessão desse perfil ocorre mediante procedimentos internos do Órgão Central. Já os perfis de Administrador Institucional (Supervisor e Gestor) são aplicáveis a cada órgão e entidade do Poder Executivo federal, que devem então definir quantos e quais serão os agentes designados para essas tarefas, de acordo com entendimento próprio (poder discricionário), levando em consideração as respectivas estruturas organizacionais e a forma de distribuição e controle de suas atividades.
Para acesso inicial do órgão ou entidade ao Sistema, por padrão, em outubro de 2022, no lançamento do Sistema, foi realizado o cadastro da Autoridade de Monitoramento da Lei de Acesso à Informação (AMLAI) como primeiro perfil de Administrador Institucional Supervisor (AIS). Com este perfil, a AMLAI pode cadastrar a estrutura de sua Instituição e os demais usuários no Sistema, inclusive outros Administradores Institucionais Supervisores ou Assistentes Técnicos para que a auxiliem.
A AMLAI, na função de Administrador Institucional Supervisor (AIS), atua como gerente máximo do e-Agendas no âmbito do órgão ou entidade. Vale destacar que o perfil de AIS é o único com acesso e visualização de todos os registros do órgão ou entidade no sistema, sendo essencial para monitorar o cumprimento das normas de transparência e acesso à informação.
Ressalta-se ainda que, embora a AMLAI seja a responsável pelo e-Agendas, ela pode cadastrar outros Administradores Institucionais Supervisores para auxiliar nas atividades de cadastramento e monitoramento.
Cabe esclarecer que este foi apenas o método adotado para prover o acesso inicial com a celeridade exigida pelo Decreto nº 10.889/2021 e não representa uma decisão da CGU quanto a quem deva desempenhar efetivamente este papel. Prevalece a decisão interna dos órgãos e entidades quanto a quem deve desempenhar o papel de AIS, bem como quanto aos próprios cadastros de perfis e da estrutura organizacional, que deverão ser feitos de acordo com a realidade de cada instituição.
Em relação às etapas de cadastramento, devido aos requisitos de dados no Sistema, sugere-se que sejam seguidas as seguintes etapas:
Detalharemos, na sequência, a descrição e o passo a passo para cada uma dessas etapas.
Com relação ao perfil do Agente Privado (representante de interesses ou não), cabe lembrar que não há necessidade de que os órgãos e entidades federais façam este cadastramento no Sistema, pois qualquer cidadão/Agente Privado com acesso ao Gov.br poderá acessar o e-Agendas. A atuação dos usuários deste tipo de perfil no fluxo de registro de compromissos públicos é explicada no Capítulo 7 deste Manual.
Cadastramento da estrutura de cargos e funções de órgão/entidade
Explicação resumida
Para viabilizar o cadastramento de usuários no Sistema é necessário, primeiramente, que o usuário com o perfil de Administrador Institucional Supervisor cadastre a estrutura organizacional, ou seja:
o ative os cargos efetivos e os códigos de cargos em comissão/funções de confiança da organização;
o cadastre os nomes dos cargos em comissão/função de confiança ocupados pelos Agentes Públicos Obrigados (Titulares e Eventuais) e Administradores Institucionais (Supervisores e Gestores), se for o caso.
Apenas os cargos efetivos e os códigos de cargos/funções de confiança ativados aparecerão como opções a serem selecionadas no formulário de cadastramento de usuários no Sistema. Assim, no momento do cadastramento de determinado usuário, caso a lista não apresente a opção desejada no campo requerido no formulário, será necessário entrar em contato com Administrador Institucional Supervisor para que ele ative tais dados. A mesma lógica se aplica aos nomes dos cargos em comissão/função de confiança.
Passo a passo: Exibição e ocultação do cargo efetivo
a. Clique no menu “Administração” constante da tela inicial (Figura 10);
b. Depois clique no submenu “Cargos efetivos” (Figura 10);
c. Entre as opções listadas, para que o AIS ative um cargo efetivo, basta pesquisar o nome do cargo e clicar em “Ocultado”, que reflete o status do cargo antes desta ação (Figura 11).
Os órgãos/entidades da Administração Direta devem, necessariamente, escolher entre as opções apresentadas quais cargos ativar. Caso não encontre, entre as opções listadas, o cargo efetivo para o cadastramento de APO em seu órgão, pode solicitar a criação ao Administrador Central.
Os órgãos/entidades da Administração Indireta, caso não encontrem entre as opções listadas o cargo efetivo de seu órgão, poderão criar um cargo efetivo. Para que cadastrem o novo cargo efetivo, basta clicar em “Inserir novo cargo efetivo” (disponível apenas para AIS da Administração Indireta) e, na tela de cadastro, informar o cargo efetivo e ativar.
Vale esclarecer ainda algumas regras gerais:
- Os cargos que foram inseridos pelo Administrador Central não podem ser excluídos ou editados, podendo o AIS apenas exibi-los ou ocultá-los;
- Os cargos criados por AIS (possível apenas para Administração Indireta, como visto acima) só podem ser excluídos enquanto ainda não tenham sido atribuídos a qualquer usuário. Depois de atribuído, não é mais possível a exclusão, apenas a inativação;
- Os cargos efetivos criados por AIS (apenas para Administração Indireta) podem ser editados, porém lembramos que essa ação deve ser usada exclusivamente para erros digitação. Isso porque a edição do dado alterará o cadastro de todos os usuários que já receberam a atribuição daquele cargo. Ou seja, será uma edição em todo o histórico do cargo!
Passo a passo: Exibição e ocultação do código do cargo ou função de confiança
Para ativar um código de cargo em comissão ou função de confiança:
a. Clique no menu “Administração” na tela inicial (Figura 12).
b. Selecione o submenu “Código do cargo ou função de confiança” (Figura 12).
c. Entre as opções listadas, ative os códigos relativos à estrutura de seu órgão/entidade, clicando no botão “Ocultado”, que reflete o status do código antes desta ação (Figura 13);
d. Em seguida, confirme a ativação, clicando em “OK” na pop-up que é carregada (Figura 13).
⇒ A inativação é feita do mesmo modo, porém o botão será “Exibido”, já que reflete o status atual do código.
Os órgãos/entidades da Administração Direta devem, necessariamente, escolher entre as opções apresentadas quais códigos exibir.
Os órgãos/entidades da Administração Indireta, caso não encontrem entre as opções listadas o “código do cargo ou função de confiança” de seu órgão, podem cadastrar novos. Para cadastrar um novo código:
a. clicar em “inserir novo código do cargo ou função”
b. Na tela de cadastro, informar “código do cargo ou função”, “descrição” e “equivalência”. Exemplos de descrição: FCE - Função Comissionada Executiva - Dec. 10.829/21 ou CNE – Cargo de Natureza Especial.
c. Ativar
Passo a passo: Cadastramento e edição do nome do cargo ou função de confiança
Para cadastrar um novo nome de cargo em comissão ou função de confiança:
a. Clique no menu “Administração” constante da tela inicial (Figura 14);
b. Selecione o submenu “Nome do cargo ou função de confiança” (Figura 14);
c. Na tela que se abre, aparece a relação de “cargos em comissão ou função de confiança”. Clique no botão “Criar novo cargo em comissão e funções de confiança” (Figura 15);
d. Será aberta a tela de cadastro, escolha uma “atividade” entre as opções apresentadas e, depois, especifique o nome do cargo ou da função (Figura 16). O nome do cargo ou função será usado por todos que o ocupem, por isso sugerimos que seja definido de forma a trazer impessoalidade de gênero (por exemplo, Diretor(a));
e. Preencha a data de início do cargo de acordo com o normativo que estabeleceu a estrutura de cargos do órgão ou entidade;
⇒ IMPORTANTE: A data de início deve ser preenchida com atenção, pois somente a partir dessa data o cargo será considerado ativo no sistema.
f. Para finalizar, clique em “Salvar” (Figura 16).
Edição de cargos em comissão e funções de confiança:
Por motivo de erro no cadastro:
O AIS pode editar os cargos em comissão e funções de confiança enquanto não houver vinculação a um usuário, através do procedimento a seguir:
a. Clique no botão “Editar”, disponível na coluna “Ações”, correspondente ao cargo ou função que queira ajustar (Figura 15);
b. Na tela seguinte, responda à pergunta “Houve mudança no nome do cargo em virtude de reestruturação administrativa (publicação de normativo)?” Nesse caso, a opção “não” deverá ser selecionada.
c. Na tela de cadastro aberta, edite o campo “Atividade” e/ou “Nome do Cargo ou Função” (Figura 16);
d. Clique em “Salvar”
Após a vinculação a um usuário, se houve algum equívoco no preenchimento das informações referentes ao cargo, o Administrador Institucional Supervisor deverá solicitar a retificação, apresentando a devida justificativa através do e-mail agendas@cgu.gov.br.
Por motivo de reestruturação administrativa que alterou a nomenclatura do cargo/função:
Esta edição deve ser usada somente em caso de alteração da nomenclatura dos cargos devido a uma reestruturação administrativa.
Todos os usuários vinculados ao cargo na data indicada como ‘Data de início da reestruturação administrativa’ terão seus cadastros atualizados para refletir a nova nomenclatura. Além disso, a data da reestruturação será exibida na área de consulta pública, registrando o histórico de reestruturação do cargo.
Em caso de dúvidas ou necessidade de edição do cadastro em virtude de erro, entre em contato com a equipe do e-Agendas através do e-mail agendas@cgu.gov.br.
Passo a passo: Edição do nome do cargo em decorrência de reestruturação administrativa:
a. Clique no botão “Editar”, disponível na coluna “Ações”, correspondente ao cargo ou função que queira ajustar (Figura 15);
b. Na próxima tela, responda à pergunta: “Houve mudança no nome do cargo em virtude de reestruturação administrativa (publicação de normativo)?” A opção “sim” deve ser selecionada apenas em casos de alteração da nomenclatura dos cargos devido a uma reestruturação administrativa;
c. Na tela seguinte, preencha os campos ‘Nome do cargo ou função’, ‘Normativo legal’ e ‘Data de início da reestruturação do cargo’, conforme estabelecido no instrumento normativo que ocasionou a reestruturação;
d. Após confirmar, todos os usuários ativos na data indicada como ‘Data de início da reestruturação do cargo’ serão vinculados ao novo cargo.
Após esses procedimentos, estarão cadastrados os elementos essenciais da estrutura organizacional no e-Agendas (cargo efetivo, código de cargo em comissão ou função de confiança e nome do cargo ou função de confiança). Finalizado o cadastramento dessa estrutura, será possível fazer então o cadastro dos demais usuários, e, assim, começar a utilizar o Sistema e-Agendas.
Passo a passo: Inativação do cargo em comissão ou função de confiança
IMPORTANTE: A inativação de um cargo ou função é irreversível e acarreta a inativação automática de todos os Agentes Públicos Obrigados vinculados a esse cargo, assim como a despublicação automática de compromissos que tenham sido publicados em data posterior à data preenchida como data de término do cargo ou função.
Para inativar um cargo em comissão ou função de confiança:
a. Clique no menu “Administração” constante da tela inicial (Figura 14);
b. Selecione o submenu “Nome do cargo ou função de confiança” (Figura 14);
c. Na tela que se abre, aparece a relação de “cargos em comissão ou função de confiança”. Selecione o cargo/função que deseja inativar e clique em “Editar” (Figura 15);
d. Na tela seguinte, “Houve mudança no nome do cargo em virtude de reestruturação administrativa (publicação de normativo), responda “não” se o cargo tiver deixado de existir na estrutura do órgão/entidade;
e. Preencha a data de término do cargo de acordo com o normativo que estabeleceu a estrutura de cargos do órgão ou entidade (Figura 17);
⇒ IMPORTANTE: Essa ação é irreversível!
f. Para finalizar, clique em “Salvar” (Figura 18).
Cadastramento e Inativação de Administradores Institucionais
Explicação resumida
Os Administradores Institucionais possuem o papel precípuo de gerenciamento do uso do e-Agendas no âmbito dos órgãos e entidades (instituição) e suas respectivas subunidades. Em regra, imaginamos um ou dois Administradores Institucionais Supervisores para cada instituição (Ministério “X”, Empresa Pública “Y”, etc.), e um ou mais Administradores Institucionais Gestores para cada subunidade da instituição (Secretaria, Diretoria, Superintendência, etc.). Reiteramos que a administração da instituição deve, nessa tomada de decisão, considerar o porte e as peculiaridades de sua própria atuação e de suas subunidades.