Estrutura Organizacional e Perfis de Usuários
Conforme explicado no Capítulo 3, o Sistema e-Agendas possui três tipos de perfis de usuários de nível Administrador. São eles: Administrador Central, Administrador Institucional Supervisor e Administrador Institucional Gestor.
Cabe lembrar que o perfil de Administrador Central é inerente à CGU, na condição de gestora do Sistema, e à Comissão de Ética Pública. A concessão desse perfil ocorre mediante procedimentos internos do Órgão Central. Já os perfis de Administrador Institucional (Supervisor e Gestor) são aplicáveis a cada órgão e entidade do Poder Executivo federal, que devem então definir quantos e quais serão os agentes designados para essas tarefas, de acordo com entendimento próprio (poder discricionário), levando em consideração as respectivas estruturas organizacionais e a forma de distribuição e controle de suas atividades.
Para acesso inicial do órgão ou entidade ao Sistema, por padrão, em outubro de 2022, no lançamento do Sistema, foi realizado o cadastro da Autoridade de Monitoramento da Lei de Acesso à Informação (AMLAI) como primeiro perfil de Administrador Institucional Supervisor (AIS). Com este perfil, a AMLAI pode cadastrar a estrutura de sua Instituição e os demais usuários no Sistema, inclusive outros Administradores Institucionais Supervisores ou Assistentes Técnicos para que a auxiliem.
A AMLAI, na função de Administrador Institucional Supervisor (AIS), atua como gerente máximo do e-Agendas no âmbito do órgão ou entidade. Vale destacar que o perfil de AIS é o único com acesso e visualização de todos os registros do órgão ou entidade no sistema, sendo essencial para monitorar o cumprimento das normas de transparência e acesso à informação.
Ressalta-se ainda que, embora a AMLAI seja a responsável pelo e-Agendas, ela pode cadastrar outros Administradores Institucionais Supervisores para auxiliar nas atividades de cadastramento e monitoramento.
Cabe esclarecer que este foi apenas o método adotado para prover o acesso inicial com a celeridade exigida pelo Decreto nº 10.889/2021 e não representa uma decisão da CGU quanto a quem deva desempenhar efetivamente este papel. Prevalece a decisão interna dos órgãos e entidades quanto a quem deve desempenhar o papel de AIS, bem como quanto aos próprios cadastros de perfis e da estrutura organizacional, que deverão ser feitos de acordo com a realidade de cada instituição.
Em relação às etapas de cadastramento, devido aos requisitos de dados no Sistema, sugere-se que sejam seguidas as seguintes etapas:
Detalharemos, na sequência, a descrição e o passo a passo para cada uma dessas etapas.
Com relação ao perfil do Agente Privado (representante de interesses ou não), cabe lembrar que não há necessidade de que os órgãos e entidades federais façam este cadastramento no Sistema, pois qualquer cidadão/Agente Privado com acesso ao Gov.br poderá acessar o e-Agendas. A atuação dos usuários deste tipo de perfil no fluxo de registro de compromissos públicos é explicada no Capítulo 7 deste Manual.
Cadastramento da estrutura de cargos e funções de órgão/entidade
Explicação resumida
Para viabilizar o cadastramento de usuários no Sistema é necessário, primeiramente, que o usuário com o perfil de Administrador Institucional Supervisor cadastre a estrutura organizacional, ou seja:
o ative os cargos efetivos e os códigos de cargos em comissão/funções de confiança da organização;
o cadastre os nomes dos cargos em comissão/função de confiança ocupados pelos Agentes Públicos Obrigados (Titulares e Eventuais) e Administradores Institucionais (Supervisores e Gestores), se for o caso.
Apenas os cargos efetivos e os códigos de cargos/funções de confiança ativados aparecerão como opções a serem selecionadas no formulário de cadastramento de usuários no Sistema. Assim, no momento do cadastramento de determinado usuário, caso a lista não apresente a opção desejada no campo requerido no formulário, será necessário entrar em contato com Administrador Institucional Supervisor para que ele ative tais dados. A mesma lógica se aplica aos nomes dos cargos em comissão/função de confiança.
Passo a passo: Exibição e ocultação do cargo efetivo
a. Clique no menu “Administração” constante da tela inicial (Figura 10);
b. Depois clique no submenu “Cargos efetivos” (Figura 10);
c. Entre as opções listadas, para que o AIS ative um cargo efetivo, basta pesquisar o nome do cargo e clicar em “Ocultado”, que reflete o status do cargo antes desta ação (Figura 11).
Os órgãos/entidades da Administração Direta devem, necessariamente, escolher entre as opções apresentadas quais cargos ativar. Caso não encontre, entre as opções listadas, o cargo efetivo para o cadastramento de APO em seu órgão, pode solicitar a criação ao Administrador Central.
Os órgãos/entidades da Administração Indireta, caso não encontrem entre as opções listadas o cargo efetivo de seu órgão, poderão criar um cargo efetivo. Para que cadastrem o novo cargo efetivo, basta clicar em “Inserir novo cargo efetivo” (disponível apenas para AIS da Administração Indireta) e, na tela de cadastro, informar o cargo efetivo e ativar.
Vale esclarecer ainda algumas regras gerais:
- Os cargos que foram inseridos pelo Administrador Central não podem ser excluídos ou editados, podendo o AIS apenas exibi-los ou ocultá-los;
- Os cargos criados por AIS (possível apenas para Administração Indireta, como visto acima) só podem ser excluídos enquanto ainda não tenham sido atribuídos a qualquer usuário. Depois de atribuído, não é mais possível a exclusão, apenas a inativação;
- Os cargos efetivos criados por AIS (apenas para Administração Indireta) podem ser editados, porém lembramos que essa ação deve ser usada exclusivamente para erros digitação. Isso porque a edição do dado alterará o cadastro de todos os usuários que já receberam a atribuição daquele cargo. Ou seja, será uma edição em todo o histórico do cargo!
Passo a passo: Exibição e ocultação do código do cargo ou função de confiança
Para ativar um código de cargo em comissão ou função de confiança:
a. Clique no menu “Administração” na tela inicial (Figura 12).
b. Selecione o submenu “Código do cargo ou função de confiança” (Figura 12).
c. Entre as opções listadas, ative os códigos relativos à estrutura de seu órgão/entidade, clicando no botão “Ocultado”, que reflete o status do código antes desta ação (Figura 13);
d. Em seguida, confirme a ativação, clicando em “OK” na pop-up que é carregada (Figura 13).
⇒ A inativação é feita do mesmo modo, porém o botão será “Exibido”, já que reflete o status atual do código.
Os órgãos/entidades da Administração Direta devem, necessariamente, escolher entre as opções apresentadas quais códigos exibir.
Os órgãos/entidades da Administração Indireta, caso não encontrem entre as opções listadas o “código do cargo ou função de confiança” de seu órgão, podem cadastrar novos. Para cadastrar um novo código:
a. clicar em “inserir novo código do cargo ou função”
b. Na tela de cadastro, informar “código do cargo ou função”, “descrição” e “equivalência”. Exemplos de descrição: FCE - Função Comissionada Executiva - Dec. 10.829/21 ou CNE – Cargo de Natureza Especial.
c. Ativar
Passo a passo: Cadastramento e edição do nome do cargo ou função de confiança
Para cadastrar um novo nome de cargo em comissão ou função de confiança:
a. Clique no menu “Administração” constante da tela inicial (Figura 14);
b. Selecione o submenu “Nome do cargo ou função de confiança” (Figura 14);
c. Na tela que se abre, aparece a relação de “cargos em comissão ou função de confiança”. Clique no botão “Criar novo cargo em comissão e funções de confiança” (Figura 15);
d. Será aberta a tela de cadastro, escolha uma “atividade” entre as opções apresentadas e, depois, especifique o nome do cargo ou da função (Figura 16). O nome do cargo ou função será usado por todos que o ocupem, por isso sugerimos que seja definido de forma a trazer impessoalidade de gênero (por exemplo, Diretor(a));
e. Preencha a data de início do cargo de acordo com o normativo que estabeleceu a estrutura de cargos do órgão ou entidade;
⇒ IMPORTANTE: A data de início deve ser preenchida com atenção, pois somente a partir dessa data o cargo será considerado ativo no sistema.
f. Para finalizar, clique em “Salvar” (Figura 16).
Edição de cargos em comissão e funções de confiança:
Por motivo de erro no cadastro:
O AIS pode editar os cargos em comissão e funções de confiança enquanto não houver vinculação a um usuário, através do procedimento a seguir:
a. Clique no botão “Editar”, disponível na coluna “Ações”, correspondente ao cargo ou função que queira ajustar (Figura 15);
b. Na tela seguinte, responda à pergunta “Houve mudança no nome do cargo em virtude de reestruturação administrativa (publicação de normativo)?” Nesse caso, a opção “não” deverá ser selecionada.
c. Na tela de cadastro aberta, edite o campo “Atividade” e/ou “Nome do Cargo ou Função” (Figura 16);
d. Clique em “Salvar”
Após a vinculação a um usuário, se houve algum equívoco no preenchimento das informações referentes ao cargo, o Administrador Institucional Supervisor deverá solicitar a retificação, apresentando a devida justificativa através do e-mail agendas@cgu.gov.br.
Por motivo de reestruturação administrativa que alterou a nomenclatura do cargo/função:
Esta edição deve ser usada somente em caso de alteração da nomenclatura dos cargos devido a uma reestruturação administrativa.
Todos os usuários vinculados ao cargo na data indicada como ‘Data de início da reestruturação administrativa’ terão seus cadastros atualizados para refletir a nova nomenclatura. Além disso, a data da reestruturação será exibida na área de consulta pública, registrando o histórico de reestruturação do cargo.
Em caso de dúvidas ou necessidade de edição do cadastro em virtude de erro, entre em contato com a equipe do e-Agendas através do e-mail agendas@cgu.gov.br.