Monitoramento pelos Administradores Institucionais Supervisores
Este capítulo apresenta as funcionalidades do sistema e-Agendas destinadas ao acompanhamento e monitoramento das informações registradas no sistema pelos órgãos e entidades.
Serão abordados:
- O monitoramento realizado pelos Administradores Institucionais Supervisores (AIS);
- A utilização dos filtros de pesquisa;
- A exportação de dados;
- O uso do painel gerencial para fins de acompanhamento institucional.
O objetivo é auxiliar o órgão ou entidade a verificar as publicações realizadas e acompanhar a transparência das agendas dos seus agentes públicos.
Monitoramento pelos Administradores Institucionais Supervisores
O Administrador Institucional Supervisor (AIS) é o principal responsável, no âmbito do órgão ou entidade, pelo acompanhamento do cumprimento das obrigações de transparência das agendas públicas previstas na Lei nº 12.813/2013 e no Decreto nº 10.889/2021.
No contexto do e-Agendas, compete ao AIS:
- Acompanhar as publicações realizadas pelos Agentes Públicos Obrigados (APOs);
- Verificar a regularidade das publicações;
- Identificar APOs sem publicações;
- Orientar os usuários quanto ao correto preenchimento das informações;
- Manter os cadastros dos APOs e estrutura de cargos e funções atualizados;
- Monitorar publicações de compromissos, viagens, presentes e hospitalidades, afastamentos;
- Registrar substituições de cargo vago;
- Apoiar a autoridade máxima e a unidade de integridade na adoção de providências quando constatadas inconsistências.
IMPORTANTE: O AIS não registra informações nas agendas das autoridades. Seu papel é monitorar e orientar, não substituir o responsável pelo registro.
Utilização dos Filtros de Pesquisa
O e-Agendas dispõe de filtros de pesquisa que permitem localizar informações específicas e realizar consultas de forma mais rápida e precisa. Esses filtros estão disponíveis em todas as telas de listagem do sistema, como compromissos, viagens, presentes e hospitalidades, e afastamentos.
Por meio dos filtros, o AIS pode restringir os resultados apresentados na tela de acordo com os critérios desejados.
Passo a passo: Como utilizar os Filtros de Pesquisa
a. Acesse o menu correspondente (ex.: Compromissos);
b. Clique em Filtros para expandir as opções (Figura 93);
c. Preencha um ou mais campos;
d. Clique em “Pesquisar” (Figura 93).
Exportação de dados
O sistema permite exportar os resultados das consultas para tratamento externo.
Como exportar
a. Realize a pesquisa utilizando os filtros desejados.
b. Após o carregamento dos resultados, clique em “Exportar tudo” (Figura 94).
c. O sistema enviará ao e-mail cadastrado no e-Agendas uma mensagem contendo o link para download do arquivo, no formato .csv. (Figura 95).
d. O link disponibilizado é temporário e expira após 30 minutos.
Observação: Ao clicar nos botões CSV ou PDF, será realizado o download apenas das informações exibidas na tela. Para obter a totalidade dos registros correspondentes à consulta realizada, utilize o botão “Exportar tudo”.
Como abrir o arquivo .csv em programa de planilha eletrônica
Recomenda-se abrir o arquivo exportado por meio da funcionalidade de importação de dados do programa de planilha utilizado. Esse procedimento evita problemas de formatação, como caracteres acentuados incorretos ou datas exibidas de forma inadequada.
De forma geral, o procedimento consiste em:
- Salvar no computador o arquivo .csv obtido por meio do link enviado ao e-mail cadastrado no sistema.
- Abrir o programa de planilha eletrônica de sua preferência.
- Acessar a opção de importação de dados externos (normalmente localizada no menu “Dados”).
- Selecionar a opção para importar arquivo do tipo Texto/CSV.
- Localizar o arquivo salvo e confirmar a importação.
- Na tela de configuração da importação:
- selecionar a codificação UTF-8 (Unicode), para garantir a correta exibição de caracteres acentuados;
- confirmar que o delimitador está definido como vírgula.
- Concluir a importação.
Exemplo de abertura de arquivo .csv no Microsoft Excel O procedimento abaixo exemplifica a importação do arquivo utilizando o Microsoft Excel (versão 365 ou superior).
- Salve o arquivo .csv em seu computador.
- Abra o Microsoft Excel.
- Acesse a guia Dados (Figura 96).
- Clique em Obter Dados → De Arquivo → De Text/CSV (Figura 96).
- Localize o arquivo salvo e clique em Importar (Figura 97).
O Excel exibirá uma tela de pré-visualização dos dados.
6. No campo Origem do arquivo, selecione 65001: Unicode (UTF-8) (Figura 98).
7. Verifique se o Delimitador está definido como Vírgula (Figura 98).
8. Clique em Carregar (Figura 98).
