Estrutura Organizacional e Perfis de Usuários

Conforme explicado no Capítulo 3, o Sistema e-Agendas possui três tipos de perfis de usuários de nível Administrador. São eles: Administrador Central, Administrador Institucional Supervisor e Administrador Institucional Gestor.

Cabe lembrar que o perfil de Administrador Central é inerente à CGU, na condição de gestora do Sistema, e à Comissão de Ética Pública. A concessão desse perfil ocorre mediante procedimentos internos do Órgão Central. Já os perfis de Administrador Institucional (Supervisor e Gestor) são aplicáveis a cada órgão e entidade do Poder Executivo federal, que devem então definir quantos e quais serão os agentes designados para essas tarefas, de acordo com entendimento próprio (poder discricionário), levando em consideração as respectivas estruturas organizacionais e a forma de distribuição e controle de suas atividades.

Para acesso inicial do órgão ou entidade ao Sistema, por padrão, em outubro de 2022, no lançamento do Sistema, foi realizado o cadastro da Autoridade de Monitoramento da Lei de Acesso à Informação (AMLAI) como primeiro perfil de Administrador Institucional Supervisor (AIS). Com este perfil, a AMLAI pode cadastrar a estrutura de sua Instituição e os demais usuários no Sistema, inclusive outros Administradores Institucionais Supervisores ou Assistentes Técnicos para que a auxiliem.

A AMLAI, na função de Administrador Institucional Supervisor (AIS), atua como gerente máximo do e-Agendas no âmbito do órgão ou entidade. Vale destacar que o perfil de AIS é o único com acesso e visualização de todos os registros do órgão ou entidade no sistema, sendo essencial para monitorar o cumprimento das normas de transparência e acesso à informação.

Ressalta-se ainda que, embora a AMLAI seja a responsável pelo e-Agendas, ela pode cadastrar outros Administradores Institucionais Supervisores para auxiliar nas atividades de cadastramento e monitoramento.

Cabe esclarecer que este foi apenas o método adotado para prover o acesso inicial com a celeridade exigida pelo Decreto nº 10.889/2021 e não representa uma decisão da CGU quanto a quem deva desempenhar efetivamente este papel. Prevalece a decisão interna dos órgãos e entidades quanto a quem deve desempenhar o papel de AIS, bem como quanto aos próprios cadastros de perfis e da estrutura organizacional, que deverão ser feitos de acordo com a realidade de cada instituição.

Em relação às etapas de cadastramento, devido aos requisitos de dados no Sistema, sugere-se que sejam seguidas as seguintes etapas:

Detalharemos, na sequência, a descrição e o passo a passo para cada uma dessas etapas.

Com relação ao perfil do Agente Privado (representante de interesses ou não), cabe lembrar que não há necessidade de que os órgãos e entidades federais façam este cadastramento no Sistema, pois qualquer cidadão/Agente Privado com acesso ao Gov.br poderá acessar o e-Agendas. A atuação dos usuários deste tipo de perfil no fluxo de registro de compromissos públicos é explicada no Capítulo 7 deste Manual.

Cadastramento da estrutura de cargos e funções de órgão/entidade

Explicação resumida

Para viabilizar o cadastramento de usuários no Sistema é necessário, primeiramente, que o usuário com o perfil de Administrador Institucional Supervisor cadastre a estrutura organizacional, ou seja:

o  ative os cargos efetivos e os códigos de cargos em comissão/funções de confiança da organização;

o  cadastre os nomes dos cargos em comissão/função de confiança ocupados pelos Agentes Públicos Obrigados (Titulares e Eventuais) e Administradores Institucionais (Supervisores e Gestores), se for o caso.

Apenas os cargos efetivos e os códigos de cargos/funções de confiança ativados aparecerão como opções a serem selecionadas no formulário de cadastramento de usuários no Sistema. Assim, no momento do cadastramento de determinado usuário, caso a lista não apresente a opção desejada no campo requerido no formulário, será necessário entrar em contato com Administrador Institucional Supervisor para que ele ative tais dados. A mesma lógica se aplica aos nomes dos cargos em comissão/função de confiança.

Passo a passo: Exibição e ocultação do cargo efetivo

a.    Clique no menu “Administração” constante da tela inicial (Figura 10);

b.   Depois clique no submenu “Cargos efetivos” (Figura 10);

c.    Entre as opções listadas, para que o AIS ative um cargo efetivo, basta pesquisar o nome do cargo e clicar em “Ocultado”, que reflete o status do cargo antes desta ação (Figura 11).

Figura 10: Tela "Administração" - Cargos Efetivos

Os órgãos/entidades da Administração Direta devem, necessariamente, escolher entre as opções apresentadas quais cargos ativar. Caso não encontre, entre as opções listadas, o cargo efetivo para o cadastramento de APO em seu órgão, pode solicitar a criação ao Administrador Central.

Vale esclarecer ainda algumas regras gerais:

• Os cargos que foram inseridos pelo Administrador Central não podem ser excluídos ou editados, podendo o AIS apenas exibi-los ou ocultá-los;

• Os cargos criados por AIS (possível apenas para Administração Indireta, como visto acima) só podem ser excluídos enquanto ainda não tenham sido atribuídos a qualquer usuário. Depois de atribuído, não é mais possível a exclusão, apenas a inativação;

• Os cargos efetivos criados por AIS (apenas para Administração Indireta) podem ser editados, porém lembramos que essa ação deve ser usada exclusivamente para erros digitação. Isso porque a edição do dado alterará o cadastro de todos os usuários que já receberam a atribuição daquele cargo. Ou seja, será uma edição em todo o histórico do cargo!