Compromissos Compartilhados

Um compromisso pode incluir a participação de vários agentes públicos obrigados (APOs). Neste caso, quando o compromisso é agendado e publicado, cada APO incluído através da opção “Agente Público Obrigado cadastrado no sistema e-Agendas” recebe uma cópia do registro do compromisso, o que funciona como um convite. Este compartilhamento do compromisso não é facultativo; ou seja, criado o compromisso e indicados os APOs participantes, eles receberão automaticamente, no sistema, uma cópia do compromisso registrado com a possibilidade de publicá-lo (Figura 80).

O APO indicado como participante não pode editar, via Sistema, o compromisso compartilhado. Caso discorde do que consta do agendamento, pode entrar em contato com o APO responsável pelo registro e pedir a edição, ou decidir não publicar a versão compartilhada e criar seu próprio registro para o compromisso. Caso o APO tenha recebido o compartilhamento de um compromisso, mas não tenha participado, ele pode excluir o seu nome da lista de participantes (Figura 81). Essa opção estará disponível enquanto o compromisso estiver na situação “Pendente de publicação (Convidado)” ou "Agendado (Convidado)" para as Reuniões e Audiências em que o APO foi indicado como participante.

Ao selecionar a opção "Excluir", o status do APO, nesse compromisso, será alterado para "Excluído (Convidado)" na lista de participantes, proporcionando uma gestão mais eficiente das participações nos compromissos compartilhados. (Figura 82). Além disso, o nome do APO deixará de aparecer como participante desse compromisso na área pública de consulta da agenda dos demais APOs que publicarem o compromisso.

Quando o APO que recebeu o convite procede à publicação, o compromisso passa para o status “Publicado (Convidado)” (Figura 83). Os compromissos com o status “Publicado” serão exibidos na agenda pública da autoridade, e podem ser despublicados e publicados novamente a qualquer tempo.

Ressalta-se que o compartilhamento de compromissos visa facilitar os registros, mas cada Agente Público Obrigado (APO) é responsável por sua própria agenda. Nesse contexto, o Art. 13 do Decreto nº 10.889/2021 dispõe que o agente público obrigado é responsável pela veracidade e pela completude das informações de sua agenda de compromissos públicos; e pelo registro e pela publicação tempestivos das informações no e-Agendas.

Dessa forma, caso um APO participe de um compromisso e este não seja compartilhado, cada APO deve realizar seu próprio registro, garantindo a transparência e a tempestividade das agendas. Isso ocorre porque a responsabilidade pela publicação no sistema e-Agendas recai sempre sobre o APO que participou do compromisso, independentemente de quem tenha agendado a reunião.

Como proceder em caso de exclusão indevida de compromisso compartilhado

Caso um compromisso compartilhado seja excluído por engano, existem duas alternativas para resolver a situação:

1. Solicitar novo compartilhamento do compromisso (opção recomendada)

A primeira alternativa é entrar em contato com os responsáveis pela agenda do APO que realizou a publicação original do compromisso.

Nesse caso, deverá ser solicitado que o responsável edite o compromisso e, na lista de participantes, remova o nome do APO que excluiu o compromisso, utilizando o botão correspondente (). Em seguida, deverá adicioná-lo novamente, por meio da opção “Adicionar Agente Público Obrigado”.

Após esse procedimento, o compromisso será compartilhado novamente, permitindo que o APO realize a publicação em sua própria agenda.

2. Duplicar e publicar o compromisso

Caso a primeira alternativa não seja viável, outra opção é duplicar o compromisso, utilizando o botão correspondente (). O sistema criará uma cópia idêntica do registro, sendo necessário apenas informar a data, agendar e realizar a publicação.

Ressalta-se que, ao utilizar essa alternativa, todos os demais participantes receberão uma nova cópia do compromisso, o que pode ocasionar duplicidade nas agendas. Por esse motivo, recomenda-se, sempre que possível, a utilização da primeira opção.

Figura 80: Cópia do registro do compromisso compartilhado

Figura 81: Excluir compromisso compartilhado

Figura 82: Compromisso compartilhado excluído pelo convidado

Figura 83: Compromisso compartilhado publicado pelo convidado