Monitoramento pelos Administradores Institucionais Supervisores

Este capítulo apresenta as funcionalidades do sistema e-Agendas destinadas ao acompanhamento e monitoramento das informações registradas no sistema pelos órgãos e entidades.

Serão abordados:

• O monitoramento realizado pelos Administradores Institucionais Supervisores (AIS);
•  A utilização dos filtros de pesquisa;
• A exportação de dados;
• O uso do painel gerencial para fins de acompanhamento institucional.

O objetivo é auxiliar o órgão ou entidade a verificar as publicações realizadas e acompanhar a transparência das agendas dos seus agentes públicos.

Monitoramento pelos Administradores Institucionais Supervisores

O Administrador Institucional Supervisor (AIS) é o principal responsável, no âmbito do órgão ou entidade, pelo acompanhamento do cumprimento das obrigações de transparência das agendas públicas previstas na Lei nº 12.813/2013 e no Decreto nº 10.889/2021.

No contexto do e-Agendas, compete ao AIS:

• Acompanhar as publicações realizadas pelos Agentes Públicos Obrigados (APOs);
• Verificar a regularidade das publicações;
• Identificar APOs sem publicações;
• Orientar os usuários quanto ao correto preenchimento das informações;
• Manter os cadastros dos APOs e estrutura de cargos e funções atualizados;
• Monitorar publicações de compromissos, viagens, presentes e hospitalidades, afastamentos;
• Registrar substituições de cargo vago;
• Apoiar a autoridade máxima e a unidade de integridade na adoção de providências quando constatadas inconsistências.

IMPORTANTE:   O AIS não registra informações nas agendas das autoridades. Seu papel é monitorar e orientar, não substituir o responsável pelo registro.

Utilização dos Filtros de Pesquisa

O e-Agendas dispõe de filtros de pesquisa que permitem localizar informações específicas e realizar consultas de forma mais rápida e precisa. Esses filtros estão disponíveis em todas as telas de listagem do sistema, como compromissos, viagens, presentes e hospitalidades, e afastamentos.

Por meio dos filtros, o AIS pode restringir os resultados apresentados na tela de acordo com os critérios desejados.

Passo a passo: Como utilizar os Filtros de Pesquisa

a. Acesse o menu correspondente (ex.: Compromissos);

b. Clique em Filtros para expandir as opções (Figura 93);

c. Preencha um ou mais campos;

d. Clique em “Pesquisar” (Figura 93).

Figura 93: Como utilizar filtros de pesquisa

Exportação de dados

O sistema permite exportar os resultados das consultas para tratamento externo.

Como exportar

a. Realize a pesquisa utilizando os filtros desejados.

b. Após o carregamento dos resultados, clique em “Exportar tudo” (Figura 94).

c. O sistema enviará ao e-mail cadastrado no e-Agendas uma mensagem contendo o link para download do arquivo, no formato .csv. (Figura 95).

d. O link disponibilizado é temporário e expira após 30 minutos.

Observação: Ao clicar nos botões CSV ou PDF, será realizado o download apenas das informações exibidas na tela. Para obter a totalidade dos registros correspondentes à consulta realizada, utilize o botão “Exportar tudo”.

Figura 94: Exportação de dados

Figura 95: Mensagem com o link para download

Como abrir o arquivo .csv em programa de planilha eletrônica

Recomenda-se abrir o arquivo exportado por meio da funcionalidade de importação de dados do programa de planilha utilizado. Esse procedimento evita problemas de formatação, como caracteres acentuados incorretos ou datas exibidas de forma inadequada.

De forma geral, o procedimento consiste em:

1. Salvar no computador o arquivo .csv obtido por meio do link enviado ao e-mail cadastrado no sistema.
2. Abrir o programa de planilha eletrônica de sua preferência.
3. Acessar a opção de importação de dados externos (normalmente localizada no menu “Dados”).
4. Selecionar a opção para importar arquivo do tipo Texto/CSV.
5. Localizar o arquivo salvo e confirmar a importação.
6. Na tela de configuração da importação:
   • selecionar a codificação UTF-8 (Unicode), para garantir a correta exibição de caracteres acentuados;
   • confirmar que o delimitador está definido como vírgula.
7. Concluir a importação.

Exemplo de abertura de arquivo .csv no Microsoft Excel O procedimento abaixo exemplifica a importação do arquivo utilizando o Microsoft Excel (versão 365 ou superior).

1. Salve o arquivo .csv em seu computador.
2. Abra o Microsoft Excel.
3. Acesse a guia Dados (Figura 96).
4. Clique em Obter Dados → De Arquivo → De Text/CSV (Figura 96).
5. Localize o arquivo salvo e clique em Importar (Figura 97).

O Excel exibirá uma tela de pré-visualização dos dados.

6. No campo Origem do arquivo, selecione 65001: Unicode (UTF-8) (Figura 98).

7. Verifique se o Delimitador está definido como Vírgula (Figura 98).

8. Clique em Carregar (Figura 98).

Figura 96: Exemplo: como abrir arquivo .csv

Figura 97: Exemplo: importação do arquivo salvo

Figura 98: Exemplo: como carregar arquivo .csv

Painel Gerencial

O e-Agendas disponibiliza, na área interna, a funcionalidade Painel Gerencial, destinada ao acompanhamento das informações registradas no âmbito do órgão ou entidade.

O Painel Gerencial consolida dados relevantes para o monitoramento da regularidade das publicações e para a identificação de eventuais pendências.

Como acessar o Painel Gerencial

1. Acesse o sistema e-Agendas com o perfil de Administrador Institucional Supervisor (AIS).
2. No menu principal, selecione a opção “Painel Gerencial” (Figura 99).

O sistema exibirá as informações do órgão ou entidade.

Figura 99: Como acessar o painel gerencial

Informações disponibilizadas

Ao clicar no Painel Gerencial, serão apresentados os seguintes indicadores referentes ao seu órgão ou entidade:

a. Tempestividade de compromissos: Considera-se tempestiva a publicação realizada em até 7 dias contados data de ocorrência do compromisso. Para esse indicador, são contabilizados apenas os compromissos criados pelo próprio Agente Público Obrigado (APO), não sendo considerados os compromissos compartilhados por outros participantes. Em tela são exibidos os dez APOs com a maior quantidade de publicações, dentre aqueles com tempestividade abaixo de 80%. Para visualizar todos os registros, basta clicar em “Baixar lista completa” (Figura 100).

b. APOs que nunca publicaram: Apresenta os Agentes Públicos Obrigados que nunca publicaram compromissos no sistema. Para esse indicador, são considerados os compromissos compartilhados por outros APOs. Em tela são exibidos até dez APOs, ordenados pelo maior período sem publicação. Para visualizar todos os registros, basta clicar em “Baixar lista completa” (Figura 101).

c. APOs sem publicação há mais de 30 dias: Apresenta os Agentes Públicos Obrigados que não publicaram compromissos no sistema nos últimos 30 dias. Para esse indicador, são considerados os compromissos compartilhados por outros APOs. Em tela são exibidos até dez APOs, ordenados pelo maior período sem publicação. Para visualizar todos os registros, basta clicar em “Baixar lista completa” (Figura 102).

d. Cargos sem ocupantes: Apresenta os cargos cadastrados pelo órgão/entidade no sistema que não possuem Agente Público Obrigado (APO) Titular vinculado ou substituição de cargo vago publicada. Em tela são exibidos até dez cargos. Para visualizar todos os registros, basta clicar em “Baixar lista completa” (Figura 103).

e. Substituições de cargo vago: Cargo vago é aquele que não possui APO Titular vinculado no sistema. Em tela é apresentado o quantitativo de substituições de cargo vago registradas, discriminado por situação (publicadas, não publicadas e total). Para verificar os detalhes das substituições de cargp vagp, o AIS deve acessar o menu “Usuários – Substituição de cargo vago” (Figura 104).

f. Publicadores de afastamento (do menor para o maior): Apresenta em tela os dez APOs com menor quantitativo de publicações de afastamentos. Para visualizar todos os registros, basta clicar em “Baixar lista completa”. ). Para verificar os detalhes dos afastamentos, o AIS deve acessar o menu “Registros – Afastamentos” (Figura 105).

g. Usuários: Apresenta o quantitativo de usuários cadastrados no sistema, discriminado por perfil e por situação (ativo, inativo e total). Para verificar detalhes sobre os usuários, o AIS deve acessar o menu “Usuários” (Figura 106).

h. Compromissos: Apresenta o quantitativo de compromissos registrados no sistema, discriminado por tipo de compromisso e situação (publicado, não publicado e total). Para verificar os detalhes dos compromissos, o AIS deve acessar o menu “Registros – Compromissos” (Figura 107).

i. Viagens: Apresenta o quantitativo de viagens registradas no sistema, discriminado por situação (publicada, não publicada e total). Para verificar os detalhes das viagens, o AIS deve acessar o menu “Registros – Viagens” (Figura 108).

j. Presentes e hospitalidades: Apresenta o quantitativo de presentes e hospitalidades registrados no sistema, discriminado por situação (publicado, não publicado e total). Para verificar detalhes, o AIS deve acessar o menu “Registros – Presentes e Hospitalidades” (Figura 109).

Figura 100: Painel Gerencial: Tempestividade de compromissos

Figura 101: Painel Gerencial: APOs que nunca publicaram

Figura 102: Painel Gerencial: APOs sem publicação há mais de 30 dias

Figura 103: Painel Gerencial: Cargos sem ocupantes

Figura 104: Painel Gerencial: Substituições de cargo vago

Figura 105: Painel Gerencial: Publicadores de afastamento (do menor para o maior)

Figura 106: Painel Gerencial: Usuários

Figura 107: Painel Gerencial: Compromissos

Figura 108: Painel Gerencial: Viagens

Figura 109: Painel Gerencial: Presentes e Hospitalidades